Nghĩa vụ duy trì tài khóa theo luật pháp Hà Lan
Cập nhật vào ngày 26 tháng 2023 năm XNUMX
Khi bạn bắt đầu kinh doanh tại Hà Lan, bạn sẽ cần tuân thủ tất cả các luật của Hà Lan điều chỉnh môi trường kinh doanh. Một trong những luật như vậy là cái gọi là nghĩa vụ duy trì tài chính. Về cơ bản, điều này cho bạn biết rằng bạn cần lưu trữ quản trị kinh doanh của mình trong một số năm nhất định. Tại sao? Bởi vì điều này cho phép Cơ quan thuế Hà Lan kiểm tra việc quản lý của bạn bất cứ khi nào họ thấy phù hợp. Nghĩa vụ lưu giữ thuế là nghĩa vụ pháp lý áp dụng cho tất cả các doanh nhân ở Hà Lan. Nếu bạn đã quen làm việc với các tệp khá cũ và cách lưu trữ quản trị của mình, điều này có thể chứng tỏ là một thách thức khá lớn. Thậm chí có khả năng cao là bạn không tuân thủ nghĩa vụ lưu giữ mà không hề hay biết.
Về bản chất, nghĩa vụ duy trì tài chính quy định rằng tất cả các doanh nhân ở Hà Lan có nghĩa vụ pháp lý phải duy trì việc quản lý công ty của họ trong bảy năm. Xin lưu ý rằng đối với một số tài liệu, thời hạn lưu giữ là bảy năm, nhưng đối với những tài liệu khác là mười năm. Các tài liệu cũng cần được lưu trữ theo cách cho phép thanh tra của Cơ quan thuế Hà Lan dễ dàng kiểm tra hành chính trong một khoảng thời gian hợp lý. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phác thảo nghĩa vụ duy trì tài chính có ý nghĩa như thế nào đối với công ty của bạn, cách bạn có thể tuân thủ nghĩa vụ đó và những cạm bẫy cần chú ý.
Thông tin về nghĩa vụ duy trì tài chính
Như chúng tôi đã giải thích ở trên, tất cả các chủ doanh nghiệp Hà Lan có nghĩa vụ pháp lý cung cấp cho Cơ quan thuế Hà Lan cơ hội kiểm tra hành chính cho đến bảy năm trước. Điều này áp dụng cho dữ liệu cơ bản về chi tiêu tài chính và thu nhập của bạn, chẳng hạn như sổ cái chung, quản lý kho, tài khoản phải thu và tài khoản phải trả, quản lý mua hàng và quản lý tiền lương. Vì vậy, tất cả số tiền chi ra và thu vào trong bất kỳ năm tài chính cụ thể nào, bắt đầu từ ngày 1st của tháng 31 cho đến ngày XNUMXst của tháng XNUMX. Bạn cần lưu ý rằng điều này có nghĩa là mọi doanh nhân Hà Lan phải có khả năng hiển thị tất cả dữ liệu từ bảy (hoặc mười) năm qua, trong quá trình kiểm tra ngẫu nhiên của cơ quan thuế. Ngẫu nhiên có nghĩa là chúng có thể đến mà không báo trước, vì vậy bạn thường cần phải chuẩn bị sẵn sàng.
Có nhiều lý do có thể xảy ra đối với việc kiểm tra, mặc dù đôi khi nó chỉ diễn ra như một cuộc kiểm tra chung. Cơ quan thuế có thể chỉ cần quyết định rằng bạn cần kiểm tra định kỳ, để đảm bảo rằng bạn đang làm mọi thứ hợp pháp và cập nhật quản trị của bạn. Những kiểm tra này xảy ra ngẫu nhiên, nhưng không thường xuyên lắm. Trong các trường hợp khác, hầu hết đều có lý do rõ ràng khiến cơ quan thuế quyết định kiểm tra bạn. Ví dụ: bạn đã gửi tờ khai mà cơ quan thuế thấy đáng ngờ. Hoặc bạn có thể nghĩ đến một cuộc điều tra mà thanh tra thuế thực hiện tại một trong những nhà cung cấp của bạn, hoặc một đối tác kinh doanh hoặc bên thứ ba có liên quan khác. Sau đó, thanh tra sẽ yêu cầu quyền truy cập vào quản trị của bạn và xem liệu anh ta có thể phát hiện ra lỗi hoặc bất thường hay không. Đây là lý do tại sao những người làm sổ sách và kế toán thường chỉ ra cho khách hàng của họ rằng điều rất quan trọng là phải điều hành một hệ thống quản lý được thiết kế tốt và súc tích.
Không chỉ vì cơ quan thuế có thể đến và đi sâu vào việc quản lý của bạn, mà còn vì những lợi ích khác dành riêng cho bạn và công ty của bạn. Nếu bạn điều hành một bộ máy quản lý vững chắc, thì điều này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về các số liệu tài chính của mình. Bạn có thể phần nào thấy nó song song với sổ hộ khẩu: bạn theo dõi tất cả tiền vào và ra. Điều này có nghĩa là bạn biết chính xác vấn đề ở đâu, chẳng hạn như khi bạn chi tiêu vào tài sản nhiều hơn lợi nhuận thực sự kiếm được. Mặc dù thực tế là khả năng một thanh tra gõ cửa nhà bạn có thể không lớn, nhưng việc quản lý theo thứ tự vẫn là điều khôn ngoan. Đối với các doanh nhân, kế toán cũng là một nguồn số liệu đáng tin cậy để đưa ra quyết định sáng suốt. Điều này có nghĩa là việc quyết định khi nào nên đầu tư vào thứ gì đó mới sẽ dễ dàng hơn thay vì đầu tư ít hơn và kiếm nhiều tiền hơn trong một khoảng thời gian. Nó cung cấp cho bạn một triển vọng tổng thể về lợi nhuận của công ty bạn, điều này rất quan trọng nếu bạn muốn đạt được thành công thực sự.
Khi nào thì áp dụng thời hạn nghĩa vụ lưu giữ là 10 năm?
Như chúng tôi đã đề cập ngắn gọn ở trên, thời gian lưu giữ thông thường là 7 năm. Trong một số trường hợp, doanh nhân sẽ cần lưu trữ thông tin, dữ liệu thêm vài năm nữa, cụ thể là 10 năm. Một trong những trường hợp áp dụng nghĩa vụ lưu giữ kéo dài này là khi bạn sở hữu hoặc thuê một tòa nhà văn phòng hoặc loại cơ sở kinh doanh khác. Dữ liệu về bất động sản có nghĩa vụ lưu giữ trong mười năm, vì vậy nếu bạn sở hữu bất kỳ loại tài sản nào thông qua công ty của mình, bạn sẽ phải tuân theo thời gian lưu giữ lâu hơn. Điều tương tự cũng được áp dụng khi công ty của bạn cung cấp hoặc tham gia vào việc cung cấp các dịch vụ phát thanh và truyền hình, dịch vụ điện tử và/hoặc dịch vụ viễn thông, đồng thời cũng đã chọn tham gia cái gọi là cơ chế OSS (Một cửa). Hãy nhớ rằng thực tế hoàn toàn có thể thỏa thuận với cơ quan thuế về các quy định hoặc thỏa thuận nhất định, chẳng hạn như:
- Việc quản lý nên chi tiết như thế nào
- Cách thức lưu giữ hồ sơ
- Giữ dữ liệu khác với dữ liệu cơ bản trong một khoảng thời gian ngắn hơn
Đồng thời lưu giữ và cập nhật, nếu có, đăng ký thời gian "dữ liệu cơ bản" để khấu trừ thuế doanh nghiệp hàng năm. Điều này cũng đúng đối với việc đăng ký số dặm tốt. Bạn nên giữ một chiếc để sử dụng xe riêng cho công việc kinh doanh hoặc ngược lại: khi bạn chỉ sử dụng xe doanh nghiệp của mình cho mục đích kinh doanh chứ không bao giờ sử dụng cho mục đích cá nhân.
Ai nên giữ một chính quyền, chính xác?
Một trong những câu hỏi đầu tiên mà bạn có thể đặt ra là ai có nghĩa vụ phải giữ chính quyền trong ít nhất 7 năm? Trên thực tế, mọi chủ doanh nghiệp đều phải làm như vậy. Không quan trọng doanh nghiệp của bạn lớn hay nhỏ: nghĩa vụ thuộc về mọi doanh nhân Hà Lan. Bạn không chỉ cần giữ một quản trị mà quản trị đó còn phải được giữ sao cho cơ quan thuế có thể kiểm tra được. Vì vậy, có một số quy tắc và quy định liên quan, nghĩa là việc quản lý của bạn phải phù hợp với luật pháp Hà Lan. Bạn cần chính quyền này để gửi tờ khai thuế GTGT và khai báo nguồn cung cấp nội bộ (ICP) một cách chính xác, nhưng cũng để có thể tiến hành công việc kinh doanh của mình đúng cách. Nói chung, điều này có nghĩa là bạn cần giữ tất cả các tài liệu gốc để bạn có thể xuất trình chúng cho thanh tra thuế khi họ kiểm tra.
Ai được miễn giữ hồ sơ VAT đầy đủ?
Có một số doanh nhân không phải lưu giữ hồ sơ VAT đầy đủ:
- Doanh nghiệp chỉ cung cấp hàng hóa, dịch vụ được miễn thuế GTGT
- Các pháp nhân không phải là doanh nhân, nhưng có mã số VAT
Nghĩa vụ hành chính bổ sung
Bạn sở hữu một công ty kinh doanh hàng ký quỹ? Sau đó, nghĩa vụ hành chính bổ sung áp dụng cho bạn. Hàng ký quỹ là gì? Hàng ký quỹ thường là hàng đã qua sử dụng (cũ) mà bạn đã mua mà không phải trả VAT. Trong một số điều kiện nhất định, các mặt hàng sau đây cũng có thể được coi là hàng hóa ký quỹ:
- Nghệ thuật
- Đồ cổ
- Đồ sưu tầm mà bạn mua hoặc nhập khẩu có VAT.
Những gì thuộc danh mục hàng hóa đã qua sử dụng?
Hàng đã qua sử dụng đều là hàng có thể sử dụng lại dù đã qua sửa chữa hay chưa. Xin lưu ý rằng tất cả hàng hóa mà bạn mua từ một cá nhân luôn là hàng hóa đã qua sử dụng, ngay cả khi chúng chưa bao giờ được sử dụng. Hàng hóa đã qua sử dụng cũng bao gồm hàng hóa đã được nhân giống trong nhà hoặc, như trường hợp của ngựa. Khi bạn giao dịch hàng hóa ký quỹ, bạn cần lưu giữ hồ sơ. Điều này là do thực tế rằng giao dịch hàng hóa ký quỹ phải tuân theo các nghĩa vụ hành chính chung. Ngoài ra, các quy tắc khác áp dụng cho việc quản lý hàng hóa ký quỹ của bạn. Tất nhiên, việc mua và bán hàng hóa ký quỹ phải được lưu giữ trong hồ sơ của bạn. Đối với những hàng hóa này, có hai phương pháp khác nhau để đạt được điều này:
- Bạn tính thuế VAT cho mỗi hàng hóa riêng lẻ và theo dõi các giao dịch mua và bán trên mỗi mặt hàng trong phần quản trị của mình. Cơ quan thuế gọi đây là phương pháp cá nhân.
- Bạn tính thuế GTGT trên tổng lợi nhuận định mức trong một kỳ kê khai. Chúng tôi gọi đây là phương pháp toàn cầu hóa.
Cả hai phương pháp đều phải tuân theo các nghĩa vụ hành chính bổ sung. Vậy bạn sử dụng phương pháp nào? Câu hỏi này có thể được trả lời bằng cách nêu rõ rằng tùy thuộc vào loại hàng hóa mà bạn được phép sử dụng phương pháp nào. Phương pháp toàn cầu hóa là bắt buộc đối với các hàng hóa sau:
- Phương tiện vận tải, chẳng hạn như ô tô, xe máy, xe đạp, xe gắn máy và đoàn lữ hành
- Quần áo
- Nội thất
- Những cuốn sách và những cuốn tạp chí
- Thiết bị ảnh, phim và video
- Băng video, DVD, băng nhạc, CD, LP, v.v.
- Nhạc cụ
- Thiết bị gia dụng
- Thiết bị điện
- Vật nuôi
- Nghệ thuật, đồ cổ và đồ sưu tầm (trong những điều kiện nhất định, như đã đề cập trước đây)
Phương pháp toàn cầu hóa cũng là bắt buộc đối với các bộ phận, phụ kiện và vật tư được sử dụng trong những hàng hóa này, vì chúng tự tạo thành một phần không thể thiếu của hàng hóa ký quỹ. Vì vậy, ngay cả khi bạn lắp một ống xả mới vào chiếc xe đã qua sử dụng của mình, nó sẽ là một phần của lợi nhuận biên (chiếc xe).
Hàng hóa không đủ điều kiện là hàng hóa ký quỹ
Bạn có kinh doanh hàng hóa nào khác ngoài hàng ký quỹ không? Nghĩa là hàng của bạn không đạt chất lượng như đã qua sử dụng? Sau đó, bạn cần áp dụng phương pháp cá nhân, trái ngược với phương pháp toàn cầu hóa. Phương pháp toàn cầu hóa cho phép bạn bù trừ tỷ suất lợi nhuận âm với tỷ suất lợi nhuận dương. Tuy nhiên, điều này không được phép với phương pháp riêng lẻ. Trong mọi trường hợp, bạn hoàn toàn có thể yêu cầu Cơ quan thuế Hà Lan thay đổi phương thức, bất cứ khi nào bạn tin rằng điều này sẽ phù hợp với mình. Chỉ trong trường hợp bạn là đấu giá viên, hoặc người trung gian thay mặt bạn với tư cách là đấu giá viên thì mới không được áp dụng phương thức toàn cầu hóa. Điều này có thể là do người điều hành đấu giá đóng vai trò trung gian giữa người mua và người bán, do đó không thể được coi là chủ sở hữu của mặt hàng. Ngoài ra, bạn có thể bán hàng ký quỹ có VAT. Bạn thực sự có thể chọn bán hàng ký quỹ có VAT. Bạn có thể đọc những gì bạn cần làm trong quản trị của mình dưới Hậu quả hành chính khi bán theo chương trình VAT thông thường.
Các tài liệu chính xác bạn cần lưu giữ trong một khoảng thời gian nhất định
Như chúng tôi đã đề cập trước đây, bạn cần lưu giữ tất cả dữ liệu cơ bản về quản trị của công ty trong thời hạn 7 năm để cơ quan thuế có thể kiểm tra dữ liệu. Khoảng thời gian 7 năm bắt đầu khi giá trị hiện tại của bất kỳ hàng hóa hoặc dịch vụ nào hết hạn. Để có thể giải thích 'hiện tại' nghĩa là gì trong ngữ cảnh này, chúng ta có thể sử dụng ví dụ về hợp đồng thuê ô tô. Hãy tưởng tượng bạn thuê một chiếc ô tô trong khoảng thời gian 3 năm. Miễn là hợp đồng đang hoạt động, hàng hóa hoặc dịch vụ được coi là hiện tại. Tuy nhiên, với việc chấm dứt hợp đồng, hàng hóa hoặc dịch vụ không còn được sử dụng tại thời điểm đó và do đó, được coi là hết hạn. Điều tương tự cũng áp dụng cho tình huống khi bạn thanh toán lần cuối để thanh toán một thứ gì đó (off). Kể từ thời điểm đó trở đi, bạn cần lưu trữ dữ liệu về hàng hóa hoặc dịch vụ này trong 7 năm liên tiếp, vì đây là lúc thời gian lưu giữ thực sự bắt đầu. Tất nhiên, bạn muốn biết tài liệu nào và dữ liệu nào bạn sẽ cần lưu trữ. Dữ liệu cơ bản bao gồm những điều sau đây nói chung:
- Sổ cái
- quản lý chứng khoán
- Quản lý mua hàng và bán hàng
- Quản trị công nợ phải thu, phải trả
- Quản lý tiền lương
Ngoài dữ liệu cơ bản nêu trên, bạn cần tính đến thực tế là bạn cũng phải giữ tất cả dữ liệu chính. Dữ liệu chính liên quan đến các chủ đề như thông tin về con nợ và chủ nợ của bạn và các tệp bài báo. Xin lưu ý rằng tất cả các đột biến trong dữ liệu chính phải được theo dõi sau đó.
Cách lưu trữ hóa đơn đúng cách
Một phần quan trọng của nghĩa vụ lưu giữ là cách thức cụ thể mà dữ liệu được nhận và lưu trữ. Theo các quy định pháp luật liên quan đến chủ đề cụ thể này, bạn phải giữ sổ sách, tài liệu và vật mang dữ liệu quan trọng đối với việc đánh thuế theo đúng cách thức mà bạn đã nhận được. Vì vậy, ở trạng thái ban đầu, nghĩa là bản ghi chính của dữ liệu nguồn. Điều này có nghĩa là một tài liệu nhận được bằng kỹ thuật số cũng cần phải được lưu trữ bằng kỹ thuật số, điều này thoạt nghe có vẻ phản trực giác, vì việc lưu trữ dữ liệu vật lý đã trở thành tiêu chuẩn trong một thời gian dài. Điều này không còn áp dụng. Ví dụ: báo giá hoặc hóa đơn mà bạn nhận được qua e-mail cần được lưu trữ dưới dạng tệp kỹ thuật số, vì cách ban đầu mà bạn nhận được nó là kỹ thuật số. Theo các quy tắc về nghĩa vụ lưu giữ, bạn chỉ có thể lưu trữ báo giá hoặc hóa đơn này dưới dạng kỹ thuật số.
Một điều khác bạn nên làm là lưu trữ nguồn của tệp bạn đã nhận được, bên cạnh việc lưu trữ mọi tệp kỹ thuật số bằng kỹ thuật số. Chỉ lưu bản thân hóa đơn là không đủ, vì cơ quan thuế muốn bạn chứng minh được rằng hóa đơn sau khi nhận chưa được bạn điều chỉnh bằng tay. Vì vậy, bạn nhận ra điều này bằng cách không chỉ lưu trữ chính hóa đơn mà còn cả e-mail đính kèm hóa đơn. Điều này cho phép người kiểm tra thấy rằng hóa đơn mà bạn đã lưu dưới dạng tệp PDF hoặc Word thực sự giống với hóa đơn ban đầu nhận được qua e-mail. Dữ liệu trong hệ thống thông tin, được gọi là dữ liệu dẫn xuất, phải được truy ngược trở lại dữ liệu nguồn. Dấu vết kiểm tra này là một điều kiện quan trọng khi nói đến việc lưu trữ kỹ thuật số quản trị. Bạn cũng được phép yêu cầu khách hàng của mình cung cấp thông tin nhận dạng. Tuy nhiên, điều không được phép, theo các quy tắc GDPR, là hình thức nhận dạng này được sao chép và chẳng hạn như được lưu trữ trong một cơ quan quản lý. Điều này chỉ được phép trong những trường hợp bắt buộc, chẳng hạn như khi bạn thuê nhân viên hoặc mọi người cần chứng minh danh tính của họ để trở thành người đăng ký (một số) dịch vụ mà bạn cung cấp.
Cách chính xác để giữ một quản trị vật lý
Hóa đơn hoặc tài liệu khác mà bạn nhận được qua đường bưu điện trên giấy và phải được lưu giữ, bạn thực sự có thể số hóa và lưu trữ kỹ thuật số theo quy định của cơ quan thuế. Vì vậy, về bản chất, bạn thay thế tệp nguồn, là hóa đơn trên giấy, bằng một tệp kỹ thuật số. Điều này được gọi là chuyển đổi. Nhưng hãy nhớ rằng trong trường hợp này, bạn cũng cần giữ lại tệp gốc, như chúng tôi đã đề cập ở trên, trong khoảng thời gian ràng buộc về mặt pháp lý. Khi số hóa, có một số yếu tố quan trọng mà bạn cần được thông báo. Chủ doanh nghiệp thường số hóa bằng cách quét hóa đơn, chụp ảnh tài liệu hoặc bằng cách sử dụng công cụ số hóa được liên kết với chương trình kế toán của họ, còn được gọi là 'quét và nhận dạng'. Chỉ thông qua cách số hóa cuối cùng này, việc số hóa hóa đơn không chỉ dễ dàng hơn mà còn theo đúng quy trình.
Trong tài liệu quảng cáo về nghĩa vụ lưu giữ, Cơ quan thuế Hà Lan đề cập đến các điều kiện mà việc chuyển đổi phải đáp ứng. Ở đây, điều quan trọng là các tính năng bảo mật của tài liệu gốc không bị mất. Điều này có nghĩa là bạn luôn giữ hóa đơn giấy (ở dạng giấy) trong khoảng thời gian bảy năm. Đặc biệt là các hóa đơn thanh toán bằng tiền mặt rất khó để cơ quan thuế kiểm tra tính xác thực. Mặt khác, cũng có những ví dụ về các công ty kế toán đã thỏa thuận với cơ quan thuế về việc này. Ví dụ: các văn phòng đã được phép chung cho tất cả khách hàng của họ lưu trữ hóa đơn thực dưới dạng kỹ thuật số, để họ không còn phải lưu giữ bất cứ thứ gì trên giấy. Là một doanh nhân, bạn nên khám phá các lựa chọn của mình và có thể nói chuyện với cơ quan thuế về những mong muốn cụ thể của mình. Họ thường sẵn sàng linh hoạt và giúp đỡ bạn theo một số cách nhất định, miễn là bạn giữ mọi thứ trong sạch, minh bạch và hợp pháp.
Cách thích hợp để lưu trữ dữ liệu số
Có một số cách để lưu trữ dữ liệu kỹ thuật số đúng cách. Tất nhiên, điều kiện quan trọng nhất là dữ liệu phải được lưu trữ trong 7 (hoặc 10) năm. Bạn có lưu trữ tất cả dữ liệu của mình và làm việc trên máy chủ của riêng mình không? Sau đó, luật tài chính của Hà Lan quy định rằng bạn cần phải có một quy trình sao lưu tốt, đồng thời bạn cũng cần thực hiện các bản sao lưu này một cách nhất quán. Bên cạnh đó, các bản sao lưu này phải được lưu trữ ở một vị trí khác, không phải là vị trí đặt quản trị kỹ thuật số. Ví dụ, bạn có thể sử dụng ổ cứng gắn ngoài cho mục đích này. Bạn cũng được phép và có thể chọn giải pháp đám mây để lưu trữ dữ liệu của mình. Bạn có biết, phần mềm kế toán dựa trên đám mây đó có nhiều ưu điểm, chẳng hạn như sau:
- Bạn và nhân viên kế toán hoặc kế toán của bạn có thể truy cập dữ liệu từ bất kỳ thiết bị nào
- Dữ liệu của bạn được giữ an toàn và không thể bị mất hoặc bị hỏng nếu máy tính hoặc thiết bị khác gặp sự cố
- Bạn có thể thông báo cho chính mình và điều hành công ty của mình dựa trên dữ liệu thực tế hiện tại
- Bạn cũng có thể liên kết các chương trình khác với phần mềm kế toán
Khi bạn ghi nhớ các quy tắc này, bạn sẽ khá an toàn trong việc lưu trữ quản trị kỹ thuật số của mình theo đúng cách. Chúng tôi sẽ phác thảo một số chi tiết thú vị hơn về quản trị kỹ thuật số bên dưới.
Các điều kiện và yêu cầu bổ sung liên quan đến lưu trữ kỹ thuật số các tệp và dữ liệu
Bạn có lưu trữ dữ liệu trên thiết bị lỗi thời không? Nghĩa vụ lưu giữ cũng có nghĩa là dữ liệu được lưu giữ phải có thể truy cập được. Vì vậy, bạn sẽ cần có thể truy cập và mở tệp gốc. Điều này có nghĩa là, ví dụ, thiết bị cũ cho phép bạn truy cập dữ liệu phải được bảo quản, nếu một số tệp kỹ thuật số nhất định chỉ có thể được tham khảo theo cách này. Bạn có thể nghĩ đến phương tiện lưu trữ cũ, chẳng hạn như đĩa mềm cũ hoặc phiên bản Windows cũ hơn. Hơn nữa, hầu hết các gói kế toán đều hỗ trợ cái gọi là tệp kiểm toán về mặt tài chính. Hồ sơ kiểm toán là một đoạn trích từ sổ cái chung. Tuy nhiên, xin lưu ý rằng chỉ giữ lại tệp kiểm tra là không đủ vì nó không bao gồm tất cả các mục nhập quản trị. Ngoài ra, hãy ghi nhớ tất cả các phương tiện liên lạc điện tử, chẳng hạn như lịch, ứng dụng và SMS của bạn. Tất cả các tin nhắn qua e-mail, WhatsApp, SMS và thậm chí cả Facebook nên được lưu giữ trong phạm vi chúng được coi là thuộc danh mục 'giao tiếp kinh doanh'. Trong trường hợp thanh tra, thông tin này phải được cung cấp theo mẫu do thanh tra viên yêu cầu. Quy tắc này cũng áp dụng cho việc giữ một chương trình nghị sự kỹ thuật số.
Tìm hiểu thêm về việc chuyển đổi tệp giấy sang phương tiện lưu trữ hoặc kỹ thuật số
Trong một số điều kiện nhất định, bạn có thể chuyển dữ liệu từ phương tiện lưu trữ này sang phương tiện lưu trữ khác. Ví dụ: quét tài liệu giấy hoặc nội dung của đĩa CD-ROM vào thẻ nhớ USB. Tất nhiên, có một số điều kiện nhất định để có thể làm được điều này, như sau:
- Việc chuyển đổi được thực hiện chính xác và đầy đủ
- Dữ liệu đã chuyển đổi có sẵn trong toàn bộ thời gian lưu giữ
- Bạn có thể tái tạo dữ liệu và làm cho dữ liệu có thể đọc được và kiểm soát được trong một khoảng thời gian hợp lý
Nếu bạn thành công trong việc nhận ra điều này, bạn sẽ không bắt buộc phải giữ các tài liệu giấy nữa. Vì vậy, nếu bạn quản lý để đáp ứng các điều kiện nói trên, bạn không cần phải giữ tài liệu gốc nữa. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và không gian, vì bạn sẽ không cần quản trị vật lý nữa. Vì vậy, về cơ bản, phiên bản kỹ thuật số sẽ thay thế cho bản gốc. Về nguyên tắc, có thể chuyển đổi tất cả các tài liệu, ngoại trừ:
- Bảng cân đối
- Báo cáo tài sản và nợ phải trả
- Một số giấy tờ hải quan.
Không cần quản trị vật lý, bạn thực sự có thể tiết kiệm rất nhiều không gian văn phòng và cho mình thêm nhiều công việc. Không còn tìm kiếm trong kho lưu trữ cũ, hoặc hộp đựng giày trong tủ quần áo nhồi bông. Khi bạn nhìn vào sự phát triển kỹ thuật số trong 10 đến 20 năm qua, sẽ là khôn ngoan khi thực hiện bước chuyển sang quản trị kỹ thuật số hoàn toàn. Gần như không thể để mất tệp được lưu trữ kỹ thuật số, đặc biệt khi bạn sử dụng giải pháp dựa trên đám mây. Ngoài ra, việc lặp lại các tệp kỹ thuật số sẽ dễ dàng và nhanh hơn rất nhiều. Cũng giúp kế toán của bạn. Thỉnh thoảng hãy nói chuyện với kế toán của bạn và cố gắng thiết lập việc quản lý theo cách sao cho bạn tuân thủ nghĩa vụ lưu giữ theo luật định. Các chương trình kế toán trực tuyến không chỉ cung cấp khả năng quản lý dễ kiểm soát hơn. Với tường lửa được bảo vệ tốt và khóa an toàn, các chương trình kế toán trực tuyến tốt sẽ tự động lưu trữ quản trị của bạn trên đám mây. Bạn có thể xem nó như một két sắt kỹ thuật số, ở một nơi an toàn mà không ai khác có thể truy cập ngoài bạn và kế toán của bạn. Hoặc: cơ quan thuế, khi thanh tra phải kiểm tra sổ sách của bạn.
Intercompany Solutions có thể thông báo thêm cho bạn về nghĩa vụ duy trì tài chính
Như bạn có thể thấy, có khá nhiều điều liên quan đến nghĩa vụ duy trì tài chính. Sẽ là khôn ngoan nếu bạn luôn cập nhật thông tin về luật mới nhất liên quan đến chủ đề này, để bạn biết với tư cách là một doanh nhân rằng bạn đang hoạt động tuân thủ tất cả các luật hiện hành của Hà Lan. Kế toán của bạn thực sự nên thông báo cho bạn về điều này, cũng như về tất cả các lựa chọn để tuân thủ luật này một cách đúng đắn và an toàn. Nếu bạn không có kế toán và không biết cách tuân thủ, hoặc có thể bạn mới bắt đầu công việc kinh doanh của riêng mình và chưa quen với những chủ đề như vậy: trong mọi trường hợp như vậy, bạn luôn có thể liên hệ Intercompany Solutions. Chúng tôi có thể cung cấp cho bạn lời khuyên sâu rộng về tài chính và tài chính, bao gồm cả cách tốt nhất để bạn duy trì một chính quyền phù hợp. Chúng tôi cũng có thể cung cấp hỗ trợ và lời khuyên khi nói đến việc nộp thuế và lập tờ khai thuế hàng năm của bạn. Đừng ngần ngại liên hệ trực tiếp với chúng tôi để biết thêm thông tin.
Nguồn:
