Điều khoản sử dụng

Điều khoản và điều kiện chung của ICS Formations BV

Điều 1. Định nghĩa
Trong các điều khoản và điều kiện chung này, các định nghĩa sau đây sẽ được áp dụng:
1.1 Điều khoản chung: toàn bộ các điều khoản được nêu dưới đây.

1.2 Đội hình ICS BV: công ty tư nhân có trách nhiệm hữu hạn Đội hình ICS BV, có trụ sở chính tại Stadionstraat 11c10, 4815NC Breda, được đăng ký trong Sổ đăng ký thương mại của Phòng Thương mại theo số 95852565, do đó được đại diện hợp pháp bởi Ivo van Dijke. Đội hình ICS BV bao gồm tất cả các tên thương mại.

Trừ khi có thỏa thuận rõ ràng khác trong các điều khoản và điều kiện chung này, tất cả các điều khoản và điều kiện cũng sẽ áp dụng cho tên thương mại.

và ICS Advisory & Finance BV 37, 3011 AA Rotterdam, Hà Lan, được đăng ký trong Sổ đăng ký thương mại của Phòng thương mại với số 71469710, được đại diện hợp pháp bởi Ivo van Dijke.

Cả hai công ty sẽ được gọi chung là ''ICS'', trong khi khách hàng hiểu rằng:
Công ty TNHH Tư vấn và Tài chính ICS đảm nhiệm mọi dịch vụ kế toán cho khách hàng của ICS.
Đội hình ICS BV cung cấp dịch vụ thành lập công ty, nộp thuế GTGT, dịch vụ thư ký, dịch vụ dịch thuật và hỗ trợ chung của ICS.

1.3 Khách hàng: cá nhân hoặc pháp nhân đã ký kết thỏa thuận với ICS.

1.4 bên: ICS và máy khách cùng nhau.

1.5 Hiệp định: bất kỳ thỏa thuận nào, cũng như các hành vi (pháp lý) trong quá trình chuẩn bị và thực hiện thỏa thuận đó, với mục đích để ICS thực hiện công việc được Khách hàng ủy quyền hoặc vì lợi ích của Khách hàng.

1.6 Công việc: Mọi công việc được Khách hàng ủy quyền hoặc được ICS thực hiện cho bất kỳ mục đích nào khác, theo nghĩa rộng nhất của từ này.

1.7 Tài liệu: tất cả các mục do Khách hàng cung cấp cho ICS, chẳng hạn như tài liệu (kỹ thuật số) hoặc phương tiện lưu trữ dữ liệu và tất cả các mục do ICS tạo ra trong khuôn khổ thỏa thuận, bao gồm tài liệu (kỹ thuật số) hoặc phương tiện lưu trữ dữ liệu.

1.8 Bằng văn bản: mọi hình thức giao tiếp bằng văn bản, bao gồm giao tiếp qua email và tin nhắn kỹ thuật số, với điều kiện danh tính người gửi và tính xác thực của thông tin giao tiếp đã được xác lập đầy đủ.

Điều 2. Khả năng áp dụng các điều khoản và điều kiện chung
2.1 Các điều kiện chung này sẽ áp dụng cho tất cả các đề nghị được đưa ra, báo giá được gửi, thỏa thuận được ký kết, dịch vụ được cung cấp và các hành động khác do ICS thực hiện. Các sai lệch so với các điều khoản và điều kiện chung này sẽ chỉ có hiệu lực nếu và trong chừng mực chúng đã được các bên đồng ý bằng văn bản.
2.2 Các điều khoản và điều kiện chung này cũng áp dụng cho tất cả các thỏa thuận với ICS yêu cầu sự tham gia của bên thứ ba.
2.3 Trong trường hợp có xung đột giữa các điều khoản và điều kiện chung này với các thỏa thuận được thực hiện trong một thỏa thuận, các điều khoản của thỏa thuận sẽ được ưu tiên áp dụng.

2.4 Nếu khách hàng sử dụng các điều kiện chung (mua hoặc giao hàng) và tham chiếu đến chúng, khả năng áp dụng của chúng sẽ bị loại trừ rõ ràng tại đây. Bất kỳ điều khoản và điều kiện nào xung đột với các điều khoản và điều kiện chung này sẽ không được ICS chấp nhận.

2.5 Phiên bản mới nhất của các điều khoản và điều kiện chung của ICS sẽ được áp dụng. ICS có quyền đơn phương sửa đổi và bổ sung các điều khoản và điều kiện chung này. Các sửa đổi cũng sẽ được áp dụng đối với các thỏa thuận đã ký kết trong thời hạn 30 ngày sau khi công bố các sửa đổi. ICS sẽ cung cấp cho khách hàng phiên bản mới nhất của các điều khoản và điều kiện chung hoặc công bố trên trang web của mình.

2.6 Nếu một hoặc nhiều điều khoản trong các điều khoản và điều kiện chung này tại bất kỳ thời điểm nào là hoàn toàn hoặc một phần vô hiệu, được tuyên bố là vô hiệu hoặc bị hủy bỏ, các điều khoản còn lại của các điều khoản và điều kiện chung này sẽ vẫn được áp dụng đầy đủ. Các bên sẽ tham vấn để thống nhất về một điều khoản mới thay thế cho điều khoản vô hiệu hoặc đã vô hiệu. Mục đích và ý nghĩa của điều khoản ban đầu phải được tuân thủ tối đa có thể.

2.7 Trong trường hợp ICS tự ý thay đổi các điều kiện chung này theo hướng có lợi cho khách hàng thì khách hàng sẽ không bao giờ được hưởng bất kỳ quyền lợi nào từ việc này.

Điều 3. Chào hàng và báo giá
3.1 Một đề nghị được đưa ra bởi ICS là không có nghĩa vụ. ICS có quyền thu hồi một đề nghị được đưa ra chậm nhất là ba ngày sau khi nhận được sự chấp thuận.

3.2 Các ưu đãi sẽ được thực hiện dưới dạng văn bản và/hoặc kỹ thuật số, trừ khi có trường hợp khẩn cấp khiến việc này không thể thực hiện được.

3.3 Đề nghị của ICS không bao gồm phí hợp tác. Đề nghị và/hoặc báo giá có thể bao gồm các mục chi phí ước tính và giờ ước tính. Chi phí và giờ thực tế phát sinh sau đó sẽ được lập hóa đơn sau khi thực tế.

3.4 Khách hàng chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ của thông tin và dữ liệu do Khách hàng hoặc đại diện của Khách hàng cung cấp cho ICS mà trên đó đề nghị dựa trên. Nếu sau khi đề nghị được đưa ra, dữ liệu được cung cấp có vẻ khác với hoàn cảnh hiện hành, ICS có quyền điều chỉnh giá và các điều kiện khác liên quan. ICS không có nghĩa vụ xác minh tính chính xác của thông tin hoặc dữ liệu do khách hàng hoặc bên thứ ba cung cấp.

3.5 Báo giá tổng hợp không bắt buộc ICS phải thực hiện một phần nhiệm vụ với một phần tương ứng của giá đã báo.

3.6 ICS không thể chịu trách nhiệm về các đề nghị và/hoặc báo giá của mình nếu khách hàng hiểu hoặc có thể hiểu một cách hợp lý rằng đề nghị và/hoặc báo giá, hoặc bất kỳ phần nào trong đó, có lỗi rõ ràng, lỗi viết, lỗi in, lỗi sắp chữ hoặc lỗi đánh máy.

3.7 Các ưu đãi và/hoặc báo giá không tự động áp dụng cho các nhiệm vụ trong tương lai.

Điều 4. Thực hiện các thỏa thuận
4.1 Thỏa thuận/hợp đồng sẽ được ký kết sau khi khách hàng chấp nhận lời đề nghị do ICS đưa ra.

4.2 Nếu sự chấp nhận của khách hàng khác biệt - bất kể có hay không - so với lời đề nghị của ICS, thì thỏa thuận/hợp đồng sẽ được ký kết nếu ICS đã đồng ý (bằng văn bản) với những khác biệt này.

4.3 Nếu khách hàng gửi đơn hàng cho ICS mà không có lời đề nghị trước, ICS chỉ bị ràng buộc với đơn hàng này sau khi đã xác nhận (bằng văn bản) với khách hàng.

4.4 Hợp đồng chỉ có hiệu lực ràng buộc đối với ICS khi có xác nhận bằng văn bản từ ICS hoặc ngay khi ICS - mà không có sự phản đối từ khách hàng - bắt đầu thực hiện nhiệm vụ.

4.5 Các sửa đổi đối với hợp đồng chỉ có hiệu lực nếu và trong chừng mực chúng đã được các bên thỏa thuận (bằng văn bản). ICS sẽ thực hiện các thay đổi mong muốn, miễn là điều này có thể thực hiện được một cách hợp lý. Các sửa đổi có thể dẫn đến việc ICS vượt quá một điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng, điều này sẽ được coi là bất khả kháng.

4.6 Nếu trong quá trình thực hiện thỏa thuận, nếu thấy cần phải sửa đổi hoặc bổ sung thỏa thuận để thực hiện đúng thỏa thuận, ICS sẽ thông báo cho khách hàng sớm nhất có thể. Các bên sẽ tiến hành sửa đổi thỏa thuận kịp thời và thông qua tham vấn lẫn nhau.
Điều 5. Thời hạn của các thỏa thuận

5.1 Thỏa thuận được ký kết trong thời hạn không xác định, trừ khi nội dung, bản chất hoặc phạm vi của thỏa thuận có quy định khác hoặc nếu các bên đồng ý rõ ràng bằng văn bản.

5.2 Nếu đã thỏa thuận thời hạn thực hiện một số nhiệm vụ nhất định, thì điều này không bao giờ được coi là thời hạn. Do đó, việc không đáp ứng được thời hạn đó sẽ không cấu thành một thiếu sót có thể quy cho ICS, cũng không cấu thành căn cứ để chấm dứt thỏa thuận.

Điều 6. Nghĩa vụ của khách hàng

6.1 Khách hàng phải ít nhất 18 tuổi. ICS không ký kết thỏa thuận với trẻ vị thành niên.

6.2 Khách hàng có trách nhiệm cung cấp kịp thời và đầy đủ mọi thông tin, dữ liệu và tài liệu cần thiết hoặc mà khách hàng có lý do để hiểu là cần thiết để thực hiện thỏa thuận.

6.3 Nếu thông tin và tài liệu cần thiết để thực hiện thỏa thuận không được cung cấp cho ICS kịp thời và đầy đủ, ICS có quyền đình chỉ việc thực hiện thỏa thuận và tính thêm chi phí phát sinh do sự chậm trễ đối với khách hàng theo mức giá thông thường tại thời điểm đó.

6.4 Nếu khách hàng phải cung cấp thông tin, dữ liệu và/hoặc tài liệu cần thiết để thực hiện đúng và đầy đủ thỏa thuận, thời hạn thực hiện sẽ bắt đầu sau khi khách hàng cung cấp những dữ liệu và/hoặc tài liệu này cho ICS.

6.5 Khách hàng đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và độ tin cậy của dữ liệu và tài liệu được cung cấp cho ICS, ngay cả khi chúng có nguồn gốc từ bên thứ ba. Khách hàng vẫn chịu trách nhiệm và chịu trách nhiệm về những hậu quả có thể xảy ra khi cung cấp thông tin, dữ liệu và tài liệu không chính xác, không đầy đủ và không đáng tin cậy.

6.6 Nếu khách hàng yêu cầu, các tài liệu được cung cấp sẽ được trả lại cho khách hàng.

6.7 Khách hàng có nghĩa vụ thông báo cho ICS tất cả thông tin và dữ liệu cần thiết hoặc hữu ích cho việc thực hiện (tiếp theo) thỏa thuận.

6.8 Khách hàng tự chịu trách nhiệm về việc lưu trữ an toàn và chính xác các tệp kỹ thuật số và/hoặc giữ chúng. ICS không chịu trách nhiệm về các tệp (kỹ thuật số) bị mất hoặc bị hack.

6.9 Khách hàng nên tham khảo ý kiến ​​cố vấn pháp lý/thuế và/hoặc kế toán trước khi ký thỏa thuận.

Điều 7. Nghĩa vụ thông báo và thẩm định
7.1 Khách hàng phải thông báo ngay cho ICS:

• nếu khách hàng bị tuyên bố phá sản hoặc nộp đơn xin phá sản;
• nếu khách hàng nộp đơn xin tạm dừng thanh toán;
• nếu khách hàng là đối tượng của lệnh tịch thu;
• nếu khách hàng được đặt dưới sự giám hộ hoặc quản lý;
• nếu cơ cấu công ty khách hàng thay đổi;
• nếu quyền sở hữu công ty của khách hàng thay đổi;
• nếu khách hàng mất quyền định đoạt hoặc năng lực pháp lý đối với toàn bộ hoặc một phần tài sản của mình.

7.2 Khách hàng cần gửi cho ICS giấy chứng nhận hành vi khi được yêu cầu.

7.3 ICS có thể yêu cầu Khách hàng thực hiện thẩm định bổ sung vì những lý do sau:

- hết hạn của các tài liệu cũ;

- căn cứ pháp lý để yêu cầu bổ sung chi tiết;

– thực hiện kiểm tra thường xuyên theo quy định của quy định AML quốc gia và quốc tế như (nhưng không giới hạn ở):
https://www.dnb.nl/en/sector-information/open-book-supervision/laws-and-eu-regulations/anti-money-laundering-and-anti-terrorist-financing-act/

https://www.afm.nl/en/sector
https://www.imf.org/
https://finance.ec.europa.eu/

https://www.finra.org/
https://www.fatf-gafi.org/;

– nhận được thông tin mới hoặc yêu cầu thẩm định từ cơ quan có thẩm quyền, công chứng viên hoặc tổ chức có thẩm quyền khác.

•  Nếu Khách hàng không đáp ứng yêu cầu trong khoảng thời gian hợp lý (hai tuần đến 30 ngày) và cơ hội, bất chấp các lời nhắc nhở đã gửi, Nhà cung cấp dịch vụ có quyền chấm dứt hợp đồng ngay lập tức. Trong những trường hợp như vậy, bất kỳ số tiền đã thanh toán nào sẽ được ICS giữ lại.

Điều 8. Thực hiện các thỏa thuận
8.1 ICS sẽ xác định cách thức và người nào sẽ thực hiện thỏa thuận. Khi thực hiện, ICS sẽ xem xét các hướng dẫn do khách hàng đưa ra.

8.2 ICS sẽ thực hiện thỏa thuận theo hiểu biết và khả năng tốt nhất của mình, theo các yêu cầu về tay nghề tốt và sự cẩn thận cần thiết và tuân thủ đúng các quy tắc ứng xử và thực hành nghề nghiệp hiện hành. Tất cả đều dựa trên tình trạng khoa học đã biết vào thời điểm đó. ICS có nghĩa vụ nỗ lực hết mình đối với các dịch vụ được cung cấp và không thể chịu trách nhiệm trên cơ sở nghĩa vụ kết quả; do đó, ICS không thể chịu trách nhiệm về kết quả không như mong đợi và/hoặc không đạt được các mục tiêu dự định do các dịch vụ đã cung cấp.

8.3 ICS thực hiện mọi nỗ lực hợp lý để bảo mật dữ liệu mà ICS lưu trữ cho khách hàng theo cách mà những người không được phép không thể tiếp cận được dữ liệu này.

8.4 ICS có quyền, mà không cần thông báo trước và sự đồng ý rõ ràng của khách hàng, để các dịch vụ đã thỏa thuận được thực hiện (một phần) bởi bên thứ ba, nếu điều này là mong muốn theo ý kiến ​​của ICS. ICS không chịu trách nhiệm về các lỗi và/hoặc thiếu sót của bên thứ ba được thuê, nếu ICS đã thực hiện đủ sự cẩn trọng trong việc lựa chọn các bên thứ ba này.

8.5 ICS có quyền thực hiện việc chuyển nhượng theo từng giai đoạn.

8.6 Nếu việc chuyển nhượng được thực hiện theo từng giai đoạn, ICS có quyền tạm dừng thực hiện các phần thuộc giai đoạn tiếp theo cho đến khi khách hàng chấp thuận bằng văn bản kết quả của giai đoạn trước (chẳng hạn như chấp thuận dự thảo văn bản).

8.7 Nếu việc chuyển nhượng được thực hiện theo từng giai đoạn, ICS có quyền lập hóa đơn cho từng phần đã thực hiện riêng biệt và yêu cầu thanh toán cho phần đó. Nếu và miễn là hóa đơn này không được Khách hàng thanh toán, ICS sẽ không có nghĩa vụ thực hiện giai đoạn tiếp theo và ICS sẽ có quyền đình chỉ việc chuyển nhượng.

8.8 Trong trường hợp sử dụng dịch vụ kế toán, khách hàng phải nộp các chứng từ cần thiết cho việc kế toán (hoặc nộp tờ khai thuế) hàng tháng hoặc trong thời hạn cho phép (tối đa là 10 ngày sau khi kết thúc kỳ kế toán):

- Đối với Quý I, hồ sơ phải được ICS nhận chậm nhất vào ngày 10 tháng XNUMX;

- Đối với Quý II, hồ sơ phải được ICS nhận chậm nhất vào ngày 10 tháng XNUMX;

- Đối với Quý III, hồ sơ phải được ICS nhận chậm nhất vào ngày 10 tháng XNUMX;

- Đối với Quý IV, hồ sơ phải được ICS nhận chậm nhất vào ngày 10 tháng XNUMX.

 Mọi hậu quả do không nộp báo cáo đúng hạn hoặc không đầy đủ sẽ do khách hàng chịu chi phí và rủi ro.

8.9 ICS sẽ thực hiện nghĩa vụ của mình bằng thông tin do khách hàng cung cấp. ICS không thể chịu trách nhiệm hoặc chịu trách nhiệm pháp lý cho sự chậm trễ trong việc nộp tờ khai thuế, nếu khách hàng không nộp các tài liệu bắt buộc đúng hạn (tối đa mười ngày sau khi kết thúc kỳ kế toán) hoặc chưa thanh toán trước cho các dịch vụ kế toán.

8.10 ICS sẽ không chịu trách nhiệm cho bất kỳ khoản phí lãi suất nào phát sinh do:

(a) Nộp hồ sơ khai thuế năm muộn, trong trường hợp khách hàng không phê duyệt báo cáo năm trong thời hạn quy định là 30 ngày kể từ ngày gửi báo cáo cho khách hàng; hoặc

(b) Nộp hồ sơ khai thuế GTGT hàng quý trễ, trong trường hợp khách hàng không cung cấp cho ICS các tài liệu bắt buộc trong thời hạn quy định như nêu tại Điều 8.8 của các điều khoản và điều kiện chung này.

8.11 Thông tin do ICS cung cấp theo thỏa thuận phải tuân theo luật lệ và luật lệ và quy định có hiệu lực tại thời điểm đó. ICS không chịu trách nhiệm hoặc nghĩa vụ nếu luật lệ và/hoặc luật lệ và quy định thay đổi ảnh hưởng đến khách hàng.

8.12 ICS có quyền yêu cầu hoãn lại cần thiết để nộp tờ khai thuế, v.v. cho khách hàng bất cứ lúc nào. Khách hàng tại đây đồng ý rõ ràng và vô điều kiện với yêu cầu hoãn lại.

8.13 Trong trường hợp khách hàng cần hỗ trợ trong việc thiết lập tài khoản ngân hàng hoặc tài khoản Chuyển tiền điện tử, ICS sẽ nỗ lực hợp lý để cung cấp hỗ trợ đó. Tuy nhiên:

(a) ICS không có khả năng pháp lý để trực tiếp thực hiện dịch vụ này thay mặt cho khách hàng;

(b) Việc chấp thuận bất kỳ đơn xin cấp tiếp theo nào đều tùy thuộc vào quyết định riêng của tổ chức tài chính có liên quan.

8.14 Khách hàng không thể có được bất kỳ quyền nào từ các cam kết do ICS đưa ra, mà chưa được ban quản lý ICS ghi lại bằng văn bản. Các nhân viên khác ngoài ban quản lý không được phép đưa ra các cam kết và ICS không bao giờ có thể chịu trách nhiệm hoặc chịu trách nhiệm về điều này.

8.15 ICS có quyền áp dụng mức giá tùy chỉnh cho các tình huống kế toán đặc biệt phức tạp, bao gồm nhưng không giới hạn ở:

• Các giao dịch liên quan đến ngoại tệ;
• Chuẩn bị các báo cáo liên công ty;
• Báo cáo tài chính hợp nhất;
• Các tình huống yêu cầu sửa đổi dữ liệu nhiều lần hoặc sửa đổi nhiều lần sau khi báo cáo dự thảo
• Trong trường hợp vì lý do nào đó nằm ngoài tầm kiểm soát của ICS, thời gian lưu trữ trong hồ sơ vượt quá mức bình thường đáng kể.

Mức giá cụ thể sẽ được xác định dựa trên các tình huống cụ thể và mức độ phức tạp của tình huống. ICS sẽ thông báo cho khách hàng sớm nhất có thể về báo giá tùy chỉnh.

Điều 9. Di trú

9.1 ICS không chịu trách nhiệm hoặc nghĩa vụ pháp lý nào đối với việc từ chối cấp giấy phép nếu khách hàng không cung cấp các tài liệu cần thiết.

9.2 ICS không chịu trách nhiệm nếu khách hàng bị Cơ quan Di trú và Nhập tịch từ chối. Không có tổ chức nào ở Hà Lan có thể đảm bảo việc chấp nhận.

9.3 ICS không chịu trách nhiệm về nội dung kế hoạch kinh doanh của khách hàng hoặc việc từ chối tài trợ/giấy phép/v.v. dựa trên các kế hoạch kinh doanh.

Điều 10. Quy định đặc biệt về thành lập công ty

10.1 Phí thành lập công ty bao gồm phí đăng ký công ty, tức là công chứng và đăng ký với Phòng Thương mại Hà Lan.

10.2 ICS Formations BV chịu trách nhiệm đăng ký công ty.

Khách hàng chịu trách nhiệm về công ty.

10.3 ICS Formations BV không chịu trách nhiệm hoặc nghĩa vụ đối với sự chậm trễ do các trường hợp bất khả kháng, như đã đề cập trong điều 16 của các điều kiện chung này (bất khả kháng), lỗi kỹ thuật tại Phòng Thương mại và các sự kiện khác nằm ngoài tầm kiểm soát của ICS Formations BV

10.4 Khách hàng phải chấp thuận dự thảo văn bản. ICS Formations BV không chịu trách nhiệm về các lỗi trong văn bản sau khi thành lập, sau khi khách hàng đã có thể xem dự thảo văn bản và đã chấp thuận hoặc đã có thể chấp thuận. Chi phí (bổ sung) có thể phát sinh cho việc sửa đổi điều lệ công ty sẽ do khách hàng chịu trách nhiệm và chịu rủi ro.

10.5 Khách hàng phải có trình độ tiếng Hà Lan và/hoặc tiếng Anh đủ tốt. Nếu khách hàng không có trình độ tiếng Hà Lan và/hoặc tiếng Anh đủ tốt, khách hàng phải thông báo ngay cho ICS Formations BV để có thể sắp xếp phiên dịch viên. Chi phí cho phiên dịch viên sẽ do khách hàng chi trả và chịu rủi ro.

10.6 Văn bản thành lập chính thức sẽ được cung cấp bằng tiếng Hà Lan, cùng với bản dịch không chính thức sang tiếng Anh. Nếu Khách hàng yêu cầu bản dịch chính thức sang bất kỳ ngôn ngữ nào khác, chúng tôi có thể sắp xếp dịch vụ dịch thuật được chứng nhận với chi phí bổ sung.

10.7 Trong trường hợp cấu trúc công ty của khách hàng bao gồm hơn ba (3) thực thể yêu cầu kiểm tra Biết khách hàng của bạn (KYC), ICS Formations BV có quyền áp dụng một khoản phí bổ sung cho mỗi thực thể vượt quá ngưỡng này. Các khoản phí bổ sung đó sẽ được áp dụng như sau:

(a) Đối với ba (3) thực thể đầu tiên, các cuộc kiểm tra KYC sẽ được tiến hành trong phạm vi cung cấp dịch vụ tiêu chuẩn;

(b) Đối với mỗi thực thể ngoài ba (3) thực thể ban đầu, một khoản phí bổ sung là 125 € sẽ được đánh để trang trải các chi phí liên quan đến các lần kiểm tra KYC bổ sung;

(c) Đối với các công trình liên quan đến thiên đường thuế, có thể áp dụng thêm phí;

(d) Số tiền phí bổ sung sẽ được ICS Formations BV xác định và thông báo cho khách hàng trước khi bắt đầu các thủ tục KYC bổ sung.

Điều 11. Gói thư ký quy định đặc biệt
11.1 Thỏa thuận liên quan đến gói thư ký được ký kết trong thời hạn một năm kể từ ngày thành lập. Nếu việc thành lập được thực hiện thông qua một bên khác, thỏa thuận được ký kết trong thời hạn một năm kể từ ngày thanh toán.

11.2 Đơn xin cấp số VAT đầu tiên được bao gồm trong gói thư ký. Đây là dịch vụ một lần và áp dụng cho số VAT đầu tiên. Các dịch vụ khác, chẳng hạn như thay đổi số VAT, được coi là công việc bổ sung và do đó sẽ phải trả thêm phí.

11.3 ICS Formations BV không chịu trách nhiệm hoặc nghĩa vụ đối với các quyết định do các cơ quan chính phủ đưa ra, chẳng hạn như công chứng viên, Phòng Thương mại Hà Lan, Cục Thuế Hà Lan, v.v.

Điều 12. Tiền thù lao dịch vụ kế toán bổ sung
12.1 Mức giá cho các dịch vụ không bao gồm VAT và không bao gồm các chi phí khác, chẳng hạn như các khoản thuế khác của chính phủ, chi phí đi lại, vận chuyển và/hoặc chi phí thuê bên thứ ba, trừ khi có chỉ định rõ ràng khác hoặc thỏa thuận khác. Các chi phí bổ sung sẽ được lập hóa đơn cho khách hàng trên cơ sở tính toán tiếp theo.

12.2 Phí của ICS Advisory & Finance, nếu cần thiết, có thể tăng thêm do ứng trước và hóa đơn của bên thứ ba được thuê, sẽ được tính cho khách hàng theo tháng, theo quý, theo năm hoặc sau khi hoàn thành công việc, bao gồm bất kỳ khoản thuế doanh thu nào phải nộp.

12.3 ICS có quyền điều chỉnh giá cho các dịch vụ của mình trong trường hợp công ty phải chịu chi phí tăng, bao gồm nhưng không giới hạn ở lạm phát và các chi phí hoạt động khác. Mức tăng giá sẽ do ICS quyết định theo quyết định của mình.

Khách hàng sẽ được thông báo trước về bất kỳ đợt tăng giá nào theo kế hoạch và sẽ có cơ hội hủy đăng ký của mình vào cuối năm tài chính.

Điều 13. Xuất hóa đơn, thanh toán và thu tiền
13.1 Việc thanh toán hóa đơn phải được thực hiện trong vòng 15 ngày kể từ ngày xuất hóa đơn, trừ khi có thỏa thuận hoặc nêu rõ điều khoản thanh toán khác.

13.2 ICS có quyền yêu cầu Khách hàng thanh toán trước (toàn bộ) hoặc bất kỳ biện pháp bảo đảm thanh toán nào khác bất cứ lúc nào.

13.3 Việc phản đối hóa đơn sẽ không làm mất đi nghĩa vụ thanh toán của khách hàng.

13.4 Trong trường hợp thanh toán không đúng hạn hoặc thanh toán không đầy đủ, ICS có quyền đình chỉ thực hiện hợp đồng ngay lập tức hoặc giải thể hợp đồng bằng văn bản.

13.5 Trong trường hợp thanh toán trễ hoặc không đầy đủ, khách hàng sẽ bị coi là vi phạm pháp luật và ICS có quyền tính lãi suất theo luật định cho khách hàng từ ngày đến hạn cho đến ngày thanh toán đầy đủ mà không cần thông báo thêm về vi phạm.

13.6 ICS có quyền tính phí khách hàng (thêm) chi phí thu nợ tư pháp là 15% tổng số tiền đã thỏa thuận, với mức tối thiểu là € 150,-, ngay cả khi chi phí thực tế vượt quá lệnh chi phí tư pháp, mà không cần thông báo trước về việc vi phạm. Điều sau áp dụng trong phạm vi các điều khoản bắt buộc không phản đối điều này.

13.7 Các khoản thanh toán do khách hàng thực hiện trước tiên sẽ được ICS khấu trừ từ tất cả các khoản lãi và chi phí phải trả và sau đó từ các hóa đơn phải trả dài nhất.

13.8 Trong trường hợp giao nhiệm vụ chung, khách hàng, trong phạm vi các dịch vụ được thực hiện thay mặt cho khách hàng chung, sẽ phải chịu trách nhiệm liên đới về việc thanh toán số tiền hóa đơn, bất kể tên nào trên hóa đơn.

Điều 14. Không có khả năng thanh toán
14.1 ICS có quyền chấm dứt thỏa thuận bằng văn bản mà không cần thông báo thêm về việc vi phạm và không cần sự can thiệp của tòa án, tại thời điểm khách hàng:

• bị tuyên bố phá sản hoặc nộp đơn xin phá sản;
• nộp đơn xin tạm dừng thanh toán;
• bị bắt giữ khi thực hiện;
• nếu không sẽ mất quyền định đoạt hoặc năng lực pháp lý đối với toàn bộ hoặc một phần tài sản của mình.

Điều 15. Đình chỉ và giải thể

15.1 ICS có quyền đình chỉ việc thực hiện các nghĩa vụ của mình cho đến khi tất cả các khoản yêu cầu phải trả đối với khách hàng đã được thanh toán đầy đủ, nếu (1) khách hàng không thực hiện các nghĩa vụ theo thỏa thuận hoặc không thực hiện đầy đủ, hoặc (2) nếu ICS đã nhận thức được các tình huống khiến ICS có lý do chính đáng để lo ngại rằng khách hàng sẽ không thể (thực hiện đúng) các nghĩa vụ của mình, hoặc (3) nếu khi kết thúc thỏa thuận, khách hàng đã được yêu cầu cung cấp bảo đảm cho việc thực hiện các nghĩa vụ của mình theo thỏa thuận và bảo đảm đó không được cung cấp.

15.2 ICS cũng được phép giải thể thỏa thuận (hoặc yêu cầu giải thể thỏa thuận) trong các tình huống được đề cập trong đoạn đầu tiên của bài viết này, hoặc nếu các trường hợp khác phát sinh có bản chất khiến việc thực hiện thỏa thuận là không thể hoặc không còn có thể được yêu cầu theo các tiêu chuẩn về tính hợp lý và công bằng. Điều này cũng bao gồm nếu khách hàng từ chối xem xét và/hoặc không tuân thủ các yêu cầu bổ sung về thẩm định cần thiết cho mục đích tuân thủ luật pháp và quy định (ví dụ: Chỉ thị chống rửa tiền/WWFT).

15.3 Việc giải thể phải được thực hiện bằng thông báo bằng văn bản và không có sự can thiệp của tòa án.

15.4 Nếu thỏa thuận bị chấm dứt, các yêu cầu bồi thường của ICS đối với khách hàng sẽ phải được thanh toán ngay lập tức.

15.5 ICS có quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại và không chịu trách nhiệm cho bất kỳ thiệt hại hoặc chi phí nào do khách hàng hoặc bên thứ ba phải chịu.

15.6 Giao tiếp giữa các bên

(a) ICS sẽ liên lạc với khách hàng độc quyền qua thư điện tử (email) và điện thoại.

(b) Trong trường hợp: (i) Thư từ được gửi đến một địa chỉ email hoặc số điện thoại không còn sử dụng; và (ii) Khách hàng không thông báo kịp thời về thay đổi đó cho ICS, ICS sẽ không chịu trách nhiệm về bất kỳ thiệt hại, tiền phạt hoặc hậu quả bất lợi nào khác phát sinh do khách hàng không nhận được thư từ đó.

(c) Khách hàng chịu toàn bộ trách nhiệm về:

(i) Duy trì các địa chỉ email và số điện thoại hiện tại và hoạt động để liên lạc với ICS; và

(ii) Thông báo kịp thời cho ICS về bất kỳ thay đổi nào đối với thông tin liên lạc của họ.

(d) Bất kỳ khiếu nại nào đối với ICS về tổn thất hoặc thiệt hại phát sinh do lỗi liên lạc do thông tin liên lạc do khách hàng cung cấp không chính xác hoặc lỗi thời sẽ bị từ chối một cách rõ ràng.

Điều 16. Trường hợp bất khả kháng
16.1 Nếu việc thực hiện thỏa thuận trở nên không thể thực hiện được do nguyên nhân mà ICS không thể chịu trách nhiệm hoặc do nguyên nhân mà ICS không thể thực hiện nghĩa vụ của mình một cách hợp lý, bao gồm nhưng không giới hạn ở bệnh tật, sự cố mạng máy tính hoặc các lỗi kỹ thuật khác, thiếu sót của bên thứ ba do ICS thuê, các biện pháp của chính phủ và tình trạng trì trệ khác trong quá trình kinh doanh thông thường của công ty, ICS có quyền đình chỉ việc thực hiện thỏa thuận.

16.2 Trong các Điều khoản và Điều kiện Chung này, bất khả kháng có nghĩa là: một tình huống không thể quy cho lỗi của ICS và không thể quy cho ICS theo luật, hành vi pháp lý hoặc thông lệ được chấp nhận chung. Ngoài cách diễn giải này về bất khả kháng theo luật và học thuyết, bất khả kháng cũng bao gồm: tất cả các nguyên nhân bên ngoài, có thể lường trước hoặc không lường trước được, mà ICS không thể tác động, nhưng ngăn cản ICS thực hiện nghĩa vụ của mình.

16.3 Trong trường hợp bất khả kháng, ICS sẽ nỗ lực hợp lý để cung cấp giải pháp thay thế nếu cần thiết.

16.4 Nếu tình huống bất khả kháng xảy ra vào thời điểm ICS đã (một phần) hoàn thành nghĩa vụ của mình hoặc sẽ có thể hoàn thành, ICS có quyền lập hóa đơn cho phần đã hoàn thành hoặc sẽ hoàn thành. Khách hàng có nghĩa vụ thanh toán hóa đơn này như thể đó là một thỏa thuận riêng biệt.

16.5 Kể từ thời điểm tình huống bất khả kháng kéo dài ít nhất 2 tháng hoặc có tính chất vĩnh viễn, cả hai bên có thể (một phần) chấm dứt hợp đồng bằng thông báo bằng văn bản, mà không cần sự can thiệp của tòa án, mà không cần các bên có thể yêu cầu bất kỳ thiệt hại nào.

Điều 17. Trách nhiệm và bồi thường

17.1 Trong trường hợp khách hàng chứng minh được rằng mình đã phải chịu thiệt hại do thiếu sót có thể quy cho ICS, phát sinh từ hoặc liên quan đến việc thực hiện thỏa thuận, thì trách nhiệm của ICS đối với các thiệt hại trực tiếp chỉ sẽ bị giới hạn ở mức tối đa là số tiền mà, trong trường hợp có liên quan, ICS được hưởng theo bảo hiểm trách nhiệm do ICS mua, tăng thêm mức khấu trừ của ICS theo bảo hiểm đó.

17.2 Nếu vì bất kỳ lý do gì, không có khoản thanh toán nào được thực hiện theo bảo hiểm trách nhiệm được đề cập ở đoạn đầu tiên của điều này, thì bất kỳ trách nhiệm nào cũng sẽ bị giới hạn ở mức tối đa là (một phần) số tiền hóa đơn mà trách nhiệm liên quan đến.

17.3 ICS chỉ chịu trách nhiệm đối với thiệt hại trực tiếp. Thiệt hại trực tiếp được hiểu độc quyền là:

• chi phí hợp lý phát sinh để xác định nguyên nhân và phạm vi thiệt hại, trong chừng mực việc xác định liên quan đến thiệt hại theo nghĩa của các điều kiện này;
• bất kỳ chi phí hợp lý nào phát sinh để thực hiện lỗi của ICS tuân thủ thỏa thuận, trong phạm vi mà những chi phí này có thể được quy cho ICS;
• chi phí hợp lý phát sinh để ngăn ngừa hoặc hạn chế thiệt hại, miễn là khách hàng chứng minh được rằng những chi phí này đã dẫn đến việc hạn chế thiệt hại trực tiếp như được nêu trong điều này.

17.4 Trách nhiệm của ICS đối với các thiệt hại gián tiếp, bao gồm nhưng không giới hạn ở các thiệt hại do hậu quả, lợi nhuận bị mất, khoản tiết kiệm bị mất, dữ liệu hoặc tài liệu bị cắt xén hoặc bị mất, thiệt hại do gián đoạn kinh doanh, thương tích cá nhân hoặc thiệt hại phi vật chất, đều bị loại trừ.

17.5 ICS sẽ không bao giờ chịu trách nhiệm về thiệt hại, bất kể bản chất nào, phát sinh từ:

• việc khách hàng không tuân thủ các nghĩa vụ nêu trong các điều kiện chung này;
• tình huống bất khả kháng như được đề cập trong điều 16 của các điều khoản và điều kiện chung này;
• cung cấp dữ liệu, thông tin và/hoặc tài liệu không chính xác và/hoặc không đầy đủ do khách hàng hoặc thay mặt khách hàng cung cấp, bao gồm việc khách hàng không cung cấp hoặc từ chối cung cấp thông tin và/hoặc dữ liệu đúng hạn;
• việc khách hàng không tuân thủ các yêu cầu về lập hóa đơn theo luật định và/hoặc không áp dụng đúng mức thuế VAT;
• thiệt hại về thông tin, dữ liệu và/hoặc hồ sơ hoặc mất thông tin, dữ liệu và/hoặc hồ sơ của khách hàng được lưu trữ tại ICS hoặc bên thứ ba;
• sử dụng các dịch vụ cho mục đích khác với mục đích đã định;
• việc không thực hiện hoặc thực hiện không đúng lời khuyên và/hoặc hướng dẫn của ICS của khách hàng hoặc bên thứ ba;
• thiệt hại hoặc phá hủy tài liệu trong quá trình vận chuyển hoặc trong quá trình vận chuyển qua đường bưu điện hoặc dịch vụ chuyển phát nhanh, bất kể việc vận chuyển hoặc giao hàng được thực hiện bởi hoặc thay mặt cho khách hàng, ICS hay bên thứ ba;
• lỗi hoặc hỏng hóc trong thiết bị, phần mềm đã qua sử dụng;
• thời hạn (giao hàng) và/hoặc thời hạn thực hiện dài hơn dự kiến ​​ban đầu, bất kể lý do cơ bản là gì;
• vi phạm quyền sở hữu trí tuệ và/hoặc quyền riêng tư, vì bên thứ ba đã truy cập trái phép vào thông tin và/hoặc dữ liệu của ICS và/hoặc khách hàng;
• vi phạm quyền sở hữu trí tuệ do khách hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của bên thứ ba;
• kết quả đáng thất vọng và/hoặc không đạt được mục tiêu dự định;
• lỗi và/hoặc thiếu sót của bên thứ ba tham gia, bao gồm các cơ quan chính phủ và các vấn đề (kỹ thuật) tại Phòng Thương mại.

17.6 ICS sẽ không bao giờ chịu trách nhiệm cho bất kỳ thiệt hại nào do bên thứ ba gây ra. Khách hàng sẽ bồi thường và giữ cho ICS, nhân viên và nhà thầu phụ của ICS không bị tổn hại trước và chống lại bất kỳ và tất cả các khiếu nại của bên thứ ba do hoặc phát sinh từ việc thực hiện hợp đồng.

17.7 Mọi trách nhiệm của ICS sẽ hết hiệu lực sau một năm kể từ thời điểm thỏa thuận chấm dứt do hoàn thành, hủy bỏ hoặc giải thể.

17.8 Các quy định của điều này được áp dụng ngoại trừ trường hợp cố ý hoặc hành vi liều lĩnh cố ý của ICS hoặc các giám đốc điều hành của ICS và nếu các điều khoản bắt buộc quy định khác.

Điều 18. Chuyển giao rủi ro
18.1 Rủi ro mất mát hoặc hư hỏng đối với các mặt hàng là đối tượng của việc chuyển nhượng sẽ được chuyển cho khách hàng kể từ thời điểm chúng được giao hợp pháp và/hoặc thực tế cho khách hàng và do đó được đặt dưới sự kiểm soát của khách hàng hoặc bên thứ ba do khách hàng chỉ định.

Điều 19. Bảo mật
19.1 ICS có nghĩa vụ duy trì tính bảo mật đối với các bên thứ ba không tham gia vào việc thực hiện nhiệm vụ. Tính bảo mật này liên quan đến tất cả thông tin có tính chất bảo mật mà khách hàng cung cấp cho ICS và kết quả thu được từ việc xử lý thông tin đó. Tính bảo mật này không áp dụng trong phạm vi các điều khoản pháp lý hoặc chuyên môn yêu cầu phải tiết lộ.

Điều 20. Sở hữu trí tuệ

20.1 ICS bảo lưu mọi quyền liên quan đến các sản phẩm trí tuệ mà ICS sử dụng hoặc đã sử dụng trong khuôn khổ thực hiện thỏa thuận với Khách hàng, trong phạm vi bất kỳ quyền hợp pháp nào đối với các sản phẩm này có thể tồn tại hoặc được thiết lập.

20.2 Khách hàng bị nghiêm cấm sao chép, xuất bản, xử lý hoặc khai thác sản phẩm, bao gồm nhưng không giới hạn ở lời khuyên, phương pháp làm việc, hợp đồng (mẫu) và thiết kế hệ thống và/hoặc các sản phẩm trí tuệ khác mà không có sự cho phép trước của ICS.

20.3 Khách hàng không được phép cung cấp sản phẩm trí tuệ cho bên thứ ba, ngoại trừ việc xin ý kiến ​​chuyên môn về công việc của ICS.

20.4 Khách hàng sẽ bồi thường cho ICS trước mọi khiếu nại của bên thứ ba dựa trên hành vi vi phạm mọi quyền sở hữu trí tuệ.

20.5 Trong trường hợp vi phạm các quy định của điều này, Khách hàng phải chịu trách nhiệm bồi thường toàn bộ thiệt hại mà ICS và bên thứ ba phải gánh chịu.

Điều 21. Chấm dứt dịch vụ và chính sách hoàn tiền

21.1 Nếu Khách hàng chấm dứt dịch vụ trước thời hạn, ICS sẽ được hưởng quyền bồi thường cho việc mất khả năng sử dụng năng lực do đó và hợp lý, trừ khi việc chấm dứt là do ICS gây ra. Hơn nữa, khách hàng sau đó sẽ phải thanh toán các hóa đơn cho công việc đã thực hiện cho đến thời điểm đó và các chi phí do ICS và bên thứ ba thực hiện.

21.2 Điều kiện và điều khoản hoàn tiền

Khách hàng có thể, trong những trường hợp cụ thể và theo quyết định riêng của ICS, đủ điều kiện để được hoàn lại tiền. Điều kiện đủ đó sẽ được xác định theo bảng hoàn lại tiền được cung cấp trong Phụ lục A và các điều khoản sau:

(a) Các trường hợp không được hoàn lại tiền:

(i) Nếu khách hàng dừng quá trình thành lập công ty sau khi tất cả các tài liệu đã được chuyển cho công chứng viên;

(ii) Nếu công chứng viên từ chối đăng ký của khách hàng do kiểm tra KYC không thành công;

(iii) Nếu khách hàng từ chối cung cấp thông tin cần thiết để kiểm tra KYC;

(iv) Nếu Phòng Thương mại Hà Lan từ chối việc thành lập.

Trong những trường hợp này, sẽ không được hoàn lại chi phí thành lập công ty.

(b) Hoàn tiền một phần: Trong trường hợp khách hàng không vượt qua được kiểm tra KYC, ICS sẽ chỉ giữ lại chi phí liên quan đến kiểm tra KYC. Số tiền còn lại đã thanh toán có thể được hoàn lại cho khách hàng.

(c) Tạm dừng Quy trình Thành lập: (i) Nếu khách hàng không phản hồi trong thời gian lên đến 30 ngày, quy trình thành lập sẽ bị tạm dừng; (ii) Quy trình có thể được tiếp tục trong thời hạn sáu tháng, tùy thuộc vào chi phí bổ sung; (iii) Sau sáu tháng, một khoản phí bổ sung là 500 € sẽ được áp dụng để tiếp tục quy trình thành lập.

(d) Hết hạn thanh toán: Nếu khách hàng vẫn không phản hồi trong hơn một năm, khoản thanh toán ban đầu sẽ hết hạn. Khách hàng sẽ phải trả lại toàn bộ giá thành lập để bắt đầu lại quy trình.

(e) Dịch vụ trả trước: Trong trường hợp khách hàng đã trả trước cho các dịch vụ thư ký hoặc kế toán, và việc thành lập công ty bị cản trở do bất kỳ lý do nào được đề cập trong bài viết này, ICS có thể hoàn lại tiền cho các dịch vụ trả trước đó theo quyết định của mình.

21.3 Nếu ICS chấm dứt hợp đồng trước thời hạn, ICS sẽ, sau khi tham vấn với khách hàng, đảm nhiệm việc chuyển giao công việc vẫn phải thực hiện cho bên thứ ba, trừ khi việc chấm dứt là do khách hàng. ICS có quyền tính phí chuyển giao cho khách hàng.

21.4 Việc hủy các dịch vụ đã mua không tự động cho phép Khách hàng được hoàn lại tiền. ICS có thể từ chối hoàn lại tiền nếu đã phát sinh chi phí để cung cấp dịch vụ. Mỗi yêu cầu hoàn lại tiền sẽ được xem xét theo từng trường hợp cụ thể, có tính đến các trường hợp cụ thể của việc hủy và các chi phí liên quan.

Điều 22. Khiếu nại / yêu cầu bồi thường
22.1 Khiếu nại liên quan đến công việc đã thực hiện phải được gửi bằng văn bản tới ICS trong vòng 15 ngày kể từ ngày gửi tài liệu hoặc thông tin mà khách hàng khiếu nại, hoặc trong vòng 15 ngày sau khi phát hiện ra lỗi, nếu khách hàng chứng minh được rằng mình không thể phát hiện ra lỗi sớm hơn.

22.2 Mọi khiếu nại liên quan đến hóa đơn phải được thông báo cho ICS trong vòng 15 ngày sau khi nhận được.

22.3 Khiếu nại không làm chấm dứt nghĩa vụ thanh toán của khách hàng.

22.4 Khiếu nại sẽ không được giải quyết sau thời hạn nêu trên. Mọi hậu quả của việc không báo cáo ngay lập tức sẽ do khách hàng chịu chi phí và rủi ro.

22.5 ICS sẽ được trao cơ hội để điều tra khiếu nại và luôn có quyền cải thiện việc thực hiện thỏa thuận. Trong trường hợp khiếu nại có lý do chính đáng, ICS sẽ tham khảo ý kiến ​​của khách hàng để đạt được giải pháp phù hợp.

Điều 23. Luật áp dụng và lựa chọn diễn đàn
23.1 Mọi thỏa thuận giữa Khách hàng và ICS, cũng như mọi tranh chấp phát sinh từ đó, sẽ được điều chỉnh hoàn toàn theo luật pháp Hà Lan.

22.6 Khách hàng sẽ không bao giờ được hoàn lại toàn bộ số tiền đã thỏa thuận hoặc đã thanh toán. Việc giảm giá có thể xảy ra bất cứ lúc nào tùy thuộc vào quyết định của ICS.

23.2 Việc áp dụng Công ước bán hàng Vienna hoặc các luật và quy định quốc tế hiện hành khác bị loại trừ một cách rõ ràng.

23.3 Tòa án Hà Lan tại quận nơi ICS đặt trụ sở có thẩm quyền độc quyền giải quyết mọi tranh chấp giữa các bên, ngoại trừ các điều khoản bắt buộc của luật.

Phụ lục A. Chính sách hoàn tiền ICS

Thành lập công ty / Thay đổi điều lệ (bao gồm dịch vụ công chứng)

Dịch vụ thư ký

Dịch vụ kế toán

Cũng tìm thấy:
– Chính sách Cookie
– Chính sách bảo mật
– Các Điều Khoản của Dịch Vụ
– Từ chối trách nhiệm